Перейти к содержимому

Организация хранения документации




В любой организации имеется огромное количество документов, которые необходимо хранить определенный срок и в специальных помещениях. Для таких целей организовываются архивы - учреждения или комнаты, в которых собирается и хранится такая документация.

Архивы должны располагаться в специально оборудованных помещениях или отдельных зданиях, вдали от взрывоопасных объектов. В них постоянно поддерживается определенный температурный режим и влажность. Температура не должна превышать 19 градусов, а влажность составлять не менее 55%. Если нет возможности регулировать эти режимы с помощью специальных систем контроля, то можно применять механические увлажнители. Не забывайте постоянно проветривать архивные хранилища.

Очень важным моментом при организации архива является наличие соответствующего оборудования - стеллажей, сейфов, шкафов, папок, коробок. Их можно приобрести или взять в аренду. Например, если вас заинтересует продажа сейфов, вы можете обратиться в соответствующие компании, где специалисты квалифицированно помогут подобрать нужную модель.

Важным моментом хранения является освещение архива. Обязательным условием считается хранение документов в темноте. Конечно, при поиске и складировании необходимо включать свет. Для этих целей можно использовать лампы искусственного освещения в закрытых плафонах.

Не следует хранить документацию в полиэтиленовых пакетах или файлах просто на полу. Для этого необходимы специальные приспособления. Лучше купить стеллаж, оборудованный под хранение, который позволяет разместить на нем довольно большое количество документов.

Для сбережения небольших архивов можно использовать также шкафы. В них удобно хранить текущую документацию, часто используемую в работе. Для этой цели подойдут традиционные створчатые модели или шкафы-купе, имеющие раздвижные двери, которые сохраняют полезную площадь помещения.

Для хранения офисной техники, которая не используется постоянно, а также габаритных материальных ценностей, лучше подойдут большие металлические шкафы. Как правило, они снабжены кодовыми замками и полностью могут обеспечить сохранность вещей.

Чтобы удобнее разбираться в хранящейся документации, эти учреждения разделяют по специфике на разные группы. Есть архивы исторические, научные, медицинские, Союза кинематографистов и многие другие. Все они выполняют очень важные функции сбережения, а для правильного распределения хранящихся документов их направляют в архивы согласно определенным законам и правилам.


При полном или частичном воспроизведении интернет-ресурсами материалов сайта, указание автора и прямой гиперссылки на материал обязательно. Печатным СМИ перепечатка без письменного разрешения администраци запрещена . Администрация может не разделять мнение автора и не несет ответственности за авторские материалы. Оценочные суждения не подлежат опровержению и доказыванию их правдивости. За достоверность и содержание рекламы ответственность несет рекламодатель.